SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 4 :

AGUSTINA SUJARWO C1C015062

ALFIANDITA RIZKA MEIVITA C1C015069

SITA EVITASARI C1C015070

FAUZAN AKBAR C1C015113

HENDRIKUS ANDRIANTO C1C015116

The Revenue Cycle

Adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Perusahaan ekonomi baik yang berorientasi pada laba maupun nirlaba menghasilkan pendapatan dari proses bisnisnya yang merupakan siklus pendapatan bagi mereka. Bab ini terbagi menjadi dua bagian utama yaitu: 1). Sistem Siklus Pendapatan Konseptual, dimana di dalamnya menyediakan gambaran kegiatan utama dan tugas logis, sumber dan penggunaan informasi serta pergerakan informasi akuntansi termasuk ada ulasan isu pengendalian internal. 2). Sistem Fisik, dimana sistem manual yang pertama kali digunakan untuk memperkuat konsep utama yang sebelumnya disajikan. Selanjutnya menjelaskan sistem berbasis computer skala besar yang berfokus pada teknologi alternatif untuk mencapai tingkat perubahan organisasi dari sederhana untuk rekayasa ulang alur kerja termasuk ada ulasan system berbasis computer dan masalah pengendalian yang berkaitan dengan pengguna akhir komputasi.

1)      Sistem Konseptual

A.    Prosedur Pesanan Penjualan

-        Menerima Pesanan Penjualan : dimulai dengan diterimanya pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang diinginkan

-        Memeriksa Kredit : menganalisis kemampuan pelanggan untuk membayar pesanan baik pelanggan baru maupun pelanggan lama

-        Memilih Barang : barang di keluarkan dari gudang sesuai jenis dan kuantitas barangnya

-        Barang di Kapal : slip pengepakan dan pemberitahuan pegiriman diterima oleh departemen pengiriman yang selanjutnya dikirim bersama barangnya kepada pelanggan

-        Penagihan Pelanggan : setelah pengiriman maka tahap selanjutnya adalah penagihan pelanggan

-        Memperbarui Catatan Persediaan : setiap ada pembelian maka persediaan barang akan berkurang maka jumlahnya harus terus diperbaharui

-        Memperbarui Piutang Dagang : catatan piutang pelanggan dalam  buku besar pembantu diperbarui dari informasi pesanan penjualan yang tersedia

-        Posting ke Buku Besar : dapat mencocokkan angka sehingga fungsinya mendeteksi berbagai kesalahan

B.     Prosedur Retur Penjualan

Beberapa alasan yang mungkin atas retur penjualan : barang rusak, salah pengiriman barang, barang rusak dalam pengiriman, pembeli menolak barang karena terlambat datang. Ketika retur diperlukan, pembeli meminta kredit untuk produk yang tidak diinginkan. Hal ini mempengaruhi transaksi sebelumnya dalam prosedur pesanan penjualan.

-        Mempersiapkan Pengembalian Slip : barang bersama salinan slip kembali ke gudang dan mengisi kembali persediaan (restocked) kemudian karyawan mengirimkan salinan kedua ke bagian penjualan untuk mempersiapkan memo kredit

-        Mempersiapkan Memo Kredit : dokumen ini adalah otorisasi bagi pelanggan untuk menerima kredit untuk barang yang dikembalikkan. Memo kredit dikirim ke bagian penagihan dimana transaksi penjualannya dibalik

-        Menyetujui Memo Kredit : manajer kredit mengecek keadaan pengembalian dan membuat penilaian untuk memberikan (menolak) kredit kemudian mengembalikan memo kredit tersebut ke bagian penjualan

-        Mmperbarui Jurnal Penjualan : setelah disetujui transaksi dicatat dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra kemudian diteruskan ke bagian pengendalian persediaan. Akhir periode total retur penjualan dirangkum dan di kirim ke bagian buku besar

-        Memperbarui Persediaan dan Pencatatan Piutang Dagang : fungsinya adalah untuk menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit untuk piutang, di mana rekening nasabah juga disesuaikan

-        Memperbarui Buku besar : fungsi buku besar mencocokkan angka dan posting ke rekening kontrol

PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Terdiri dari beberapa proses :

Ø  Membuka email dan mempersiapkan pengiriman uang

Ø  Mencatat dan mendepositokan cek

Ø  Pembaruan piutang

Ø  Pembaruan Buku Besar

Ø  Merekonsiliasi penerimaan kas dan deposito

PENGENDALIAN SIKLUS PENDAPATAN

Aktivitas pengendalian siklus pendapatan terdiri dari :

1)      Otorisasi Transaksi, tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses.

a)      Pemeriksaan kredit, pemeriksaan kredit calon pelanggan merupakan fungsi dari departemen kredit. Departemen ini memastikan kelayakan data permohonan perusahaan untuk mengajukan kredit.

b)      Kebijakan retur barang, autorisasi proses pengembalian penjualan juga merupakan fungsi departemen kredit. Kebanyakan organisasi memiliki peraturan spesifik untuk pemberian pengembalian yang dan kredit kepada pelanggan berdasarkan kepentingan transaksi.

c)      Pradaftar kas, pradaftar kas menyiapkan sara untuk memverifikasi bahwa cek pelanggan dengan nota pembayaran jumlahnya sama.

2)      Pemisahan Tugas, memastikan bahwa tidak ada satu individu atau departemen yang memproses transaksi secara keseluruhan.

a)      Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi.

b)      Pengendalian aset harus terpisah dari tugas pembukuan aset.

c)      Organisasi harus terstruktur sehingga perbuatan penipuan memerlukan kolusi antara 2 atau lebih individu.

3)      Supervisi, perusahaan mengandalkan supervisi untuk melakukan kontrol terhadap karyawan yang berpotensi melakukan tindakan kecurangan.

4)      Catatan Akuntansi

a)      Dokumen sumber bernomor

b)      Jurnal khusus

c)      Buku besar pembantu

d)     Buku besar umum

e)      File

5)      Pengendalian Akses, bertujuan untuk mencegah dan mendeteksi akses ilegal terhadap aset perusahaan.

6)      Verifikasi Indpenden, tujuannya adalah untuk memverifikasi keakuratan dan kelengkapan tugas yang dilakukan oleh departemen lain.

SISTEM FISIK

-          Dalam sistem berbasis kompuler, aliran dari dokumen digital

tidak mudah terwakili dalam diagram alur dan mungkin sulit diikuti bagi siswa pemula informasi akuntansi.

-          Dalam sistem berbasis komputer, pemisahan tugas ini sering dicapai melalui teknik pemrograman komputer dan kontrol password yang tidak dapat diwakili secara visual pada flowchart.

Manual Sistem

Tujuannya adalah untuk menyajikan konsep sistem dengan menggambarkan orang, unit organisasi, dokumen fisik dan file. Bagian ini akan membantu dalam memisahkan tugas dan verifikasi independen,

Pengolahan Pesanan Penjualan

Dalam sistem manual, file dokumen dijaga karena dokumen tsb sangat penting untuk pengauditan. Setiap departemen yang telah menyelesaikan tugasnya, maka dokumen tugas tsb akan diserahkan sebagai bukti bahwa tugas telah selesai dikerjakan.

1. Proses penjualan dimulai dengan seorang pelanggan menghubungi departemen penjualan. Departemen penjualan kemudian menyiapkan rincian penjualan beserta empat salinan pesanan penjualan. Rician tsb mengalami penundaan dalam persetujuan kredit.

2. Ketika kredit disetujui, staf departemen penjualan menandatangani file untuk menunjukkan persetujuan dan mengembalikannya ke staf penjualan

3. Petugas gudang menerima rician dari pesanan penjualan dan menggunakannya untuk mencari persediaan barang dagang. Selanjutnya, karyawan gudang mencatat pengurangan persediaan dan mengirim produk ke departeme pengiriman

4. Staf pengiriman menerima produk dari gudang dengan salinan pemberitahuan pengiriman pesanan penjualan yang diterima sebelumnya. Petugas kemudian memasukan transaksi ke dalam log pengiriman dan mengirimkan barang tsb ke pelanggan.

5. Pemberitahuan pengiriman adalah bukti bahwa produk tsb telah dikirim dan dapat memulai proses penagihan.

Piutang, Inventory Control, dan General Ledger Departemen

Setelah menerima dokumen penjualan dari departemen penagihan, AR dan staf persediaan memperbarui buku besar pembantu masing-masing. Secara berkala mereka mempersiapkan jurnal dan ringkasan akun, yang mereka catatat dalam buku besar untuk rekonsiliasi dan posting ke rekening kontrol.

PROSEDUR PENJUALAN KEMBALI

1. Proses penjualan kembali dimulai di departemen penerimaan barang, dimana staf menerima, menghitung, memeriksa kerusakan, dan mengirim produk kembali ke gudang. Petugas penerima mempersiapkan slip kembali, yang diteruskan ke departemen penjualan untuk diproses.

2. Setelah menerima slip kembali, petugas menyiapkan memo kredit.

3. Penagihan mencatat kembali penjualan. Semua departemen secara berkala

mempersiapkan jurnal dan ringkasan akun, yang kemudian dikirim ke buku besar untuk rekonsiliasi

PENERIMAAN KAS PROSEDUR

1. Pembayaran piutang pelanggan, cek dikirim ke kasir di departemen penerimaan kas, dan remittance advice yang dikirim ke Departemen AR.

2. Kasir mencatat dalam jurnal penerimaan kas dan segera mengirimkannya ke bank, disertai oleh dua salinan slip setoran. Staf menyiapkan jurnal dan mengirimkan

ke departemen buku besar.

3. Departemen AR menggunakan remittance advice untuk mengurangi saldo rekening nasabah sesuai jumlah yang dibayarkan. Petugas AR mempersiapkan perubahan saldo rekening, yang dikirim ke buku besar.

4.  Petugas buku besar menerima informasi dan memposting ke rekening kontrol.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Kita bisa melihat inovasi teknologi di AIS sebagai kontinum dengan otomatisasi di satu ujung dan rekayasa ulang.Otomatisasi melibatkan menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sebuah tugas.Tujuan dari rekayasa ulang adalah untuk meningkatkan kinerja operasional dan mengurangi biaya.Pada bagian ini kami meninjau otomatisasi dan rekayasa ulang teknik diterapkan untuk kedua pemrosesan order penjualan dan penerimaan kas sistem. Kami juga meninjau fitur kunci dari point-of-sale (POS) sistem. Selanjutnya, kita memeriksa electronic data interchange (EDI) dan internet sebagai teknik alternatif untuk rekayasa ulang siklus pendapatan. Akhirnya, kita melihat beberapa masalah yang berkaitan dengan sistem akuntansi berbasis PC.

Pemrosesan batch menggunakan file yang terurut menggambarkan otomatisasi pesanan penjualan yang meggunakan pemrosesan batch dengan memakai struktur file yang terurut.

Pemasukan Data (Keystroke) Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir.

Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run) Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan.

Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run) Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder nomor rekening.

Prosedur Transaksi Pengolahan terdiri dari departemen pengolahan,departemen gudang,departemen pengiriman.

Rancangan Ulang Pemrosesan Pesanan Pelanggan dengan Teknologi Real-Time Prosedur penjualan. Pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga menggunakan terminal computer yang terhubung untuk melakukan program inqury/edit.

Keuntungan real time pengolahan adalah ulang proses order penjualan untuk menyertakan teknologi real-time dapat secara signifikan mengurangi operasi biaya sambil meningkatkan pendapatan

Prosedur penerimaan kas otomatis adalah sistem batch yang alami. Tidak seperti transaksi penjualan, yang cenderung terjadi terus menerus sepanjang hari, penerimaan kas merupakan peristiwa diskrit.

REKAYASA ULANG PROSEDUR PENERIMAAN KAS

Tugas membuka amplop dan mencocokan dokumen  pembayaran dengan cek  dari pelanggan adalah pekerjaan yang melibatkan banyak pekerja, memakan biaya dan menciptakan risiko. Beberapa perusahaan telah menggunakan sistem rekayasa ulang prosedur penerimaan dokumen menggunakan peranti lunak validasi transaksi khusus yang menggunakan kecerdasan buatan yang mempunyai kemampuan untuk mengenali tulisan. Sistem akan bekerja dengan baik jika dokumen permintaan pembayaran dan cek pelanggan konsisten. Keuntungan dapat dicapai oleh organisasi dengan volume transaksi yang cukup banyak sehingga menguntungkan untuk melakukan investasi perangkat lunak dan keras.

SISTEM POINT OF SALE (POS)

Sistem point of sale (POS) merupakan titik penjualan dimana transaksi dapat dikatakan selesai. Digunakan pada bisnis yang melakukan transaksi pertukaran barang langsung dengan uang.

PROSEDUR HARIAN

Pertama, petugas kasir memindai kode produk universal (UPC) label pada barang-barang yang dibeli dengan scanner sinar laser. Ketika semua UPC dipindai, sistem secara otomatis menghitung pajak, diskon, dan total untuk transaksi itu. Penjualan tersebut juga direkam pada pita kertas dua bagian. Satu salinan diberikan kepada pelanggan sebagai tanda terima; itu lainnya dijamin secara internal di dalam register dan petugas tidak dapat mengaksesnya. Supervisor membuka register dan mengambil pita internal. Pengawas dan petugas yang shiftnya telah berakhir mengambil kas laci ke ruang kas (treasury), di mana isi direkonsiliasi terhadap rekaman internal. Ketika isi kas laci sudah direkonsiliasi, petugas penerimaan kas mempersiapkan formulir rekonsiliasi kas dan memberikan satu salinan kepada petugas penjualan. Petugas mengarsipkan voucher kartu kredit dan mengamankan uang tunai dengan didepositkan di Bank pada akhir hari.

PROSEDUR HARI AKHIR KERJA

Pada akhir kerja staf penerimaan uang tunai menyiapkan 3lembar slip setoran untuk seluruh penerimaan uang tunai. 1 salinan diarsipkan dan 2 lainnya dibawa ke bank bersama dengan uang tunai.

REKAYA ULANG MENGGUNAKAN EDI

Teknologi EDI ini dirancang untuk mempercepat transaksi rutin antara produsen dan grosir dan antara grosir dan pengecer.

REKAYASA ULANG MENGGUNAKAN INTERNET

Tidak seperti EDI, yang merupakan pengaturan bisnis eksklusif antara mitra dagang, Internet menghubungkan sebuah organisasi dengan ribuan calon mitra bisnis dengan tidak memiliki perjanjian formal.

PERTIMBANGAN PENGENDALIAN UNTUK SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Bertujuan untuk mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkinn akan diidentifikasi.

Ø  OTORISASI. Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan memvalidasi tagihan kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan adalah pengguna kartu yang valid.

Ø  PEMISAHAN TUGAS. Tugas-tugas yang perlu dipisahkan di sistem manual sering dikonsolidasikan dalam program komputer.

Ø  SUPERVISI. Hanya supervisi yang memiliki akses ke tape, yang digunakan pada akhir shift untuk menyeimbangkan laci kas.

Ø  PENGENDALIAN AKSES.

SISTEM AKUNTANSI BERBASIS PC

BERBAGAI ISU PENGENDALIAN PC

PEMISAHAN TUGAS : Kurangnya pemisahaan tugas yang memadai

PENGENDALIAN AKSES : Sistem operasi PC yang tidak secanggih mainframe, sehingga sulit untuk membatasi akses ke data

CATATAN AKUNTANSI : Kegagalan komputer dan tidak memadainya prosedur pembuatan cadangan data yang sangat bergantung pada intervensi manusia, sehingga mengancam keamanan catatan akuntansi.